施行日：公式サイト公開日から適用します。
株式会社知雪（丸太小屋ほたる運営者）
事業者情報および個人情報の取扱いに関するお問い合わせ：marutagoya.hotaru@gmail.com
予約リクエスト時には、チェックイン日、チェックアウト日、宿泊人数、代表者氏名、メールアドレス、電話番号、任意の連絡事項を取得します。受入可否の確認、見積り、返信、予約手続き、連絡のために使用します。予約リクエストの送信だけでは予約は確定しません。
予約確定後には、支払状況、予約変更・取消しの内容、法令に基づく宿泊者名簿の作成に必要な宿泊者情報を、別途ご案内する方法で取得します。宿泊サービスの提供、入金・返金の確認、緊急連絡、名簿の作成・保存、法令上必要な対応のために利用します。予約リクエスト時に宿泊者全員の住所・氏名・年齢等を入力する必要はありません。
自由記入欄には、旅券番号、口座情報、宿泊者全員の情報などを記入しないでください。健康状態等の配慮事項は、必要な範囲と連絡方法を個別に確認します。
不正送信や重複送信の防止のため、受付日時、送信識別子、通知状態等の管理情報を扱います。メールアドレスから作る照合用の値も含め、個人との関連付けが可能な管理情報を適切に管理します。予約情報を広告配信へ転用することは、この方針の利用目的に含めません。
過去のご利用を確認し適切な宿泊対応を行うため、代表者・同行者それぞれの氏名・読み、宿泊履歴、必要な本人照合情報を顧客記録として管理します。住所・電話・メール等は本人に属することを確認できる範囲で照合に利用し、同行者の共用連絡先を本人固有情報と決めつけません。顧客記録と各宿泊時点の宿泊者名簿は分けて管理し、同一人物の統合を自動確定しません。
重大なトラブルや利用上の制限に関する情報は、事実確認のうえ、安全確保・問題への対応に必要な範囲で、通常の顧客記録と分離しアクセスを限定して管理します。
直接予約の受付・管理にはGoogle Apps Script、非公開のGoogleスプレッドシート、施設用Gmailを利用します。フォーム内容は非公開の管理表に記録し、施設用Gmailへ通知します。Googleカレンダーには受付不可期間を示す匿名の予定を作成し、直接予約フォームの氏名・連絡先・連絡事項を転記しません。OTAから取得した予定名等は、分類確認のため非公開の管理表に記録される場合があります。
公開サイトに宿泊者名・連絡先・予約番号・予約元・カレンダー名・カレンダーID・非公開iCal URLを表示することはありません。
法令で認められる場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。業務の委託に伴い個人データを取り扱わせる場合には、委託先の選定・契約・監督など必要な対応を行います。警察・行政機関等からの照会には、法令に沿って必要な範囲で対応します。
管理表を非公開とし、業務上必要な担当者にアクセスを限定します。アカウントの認証、アクセス権限の点検、端末管理、取扱担当者への教育などにより、不正アクセスや漏えい等の防止に取り組みます。具体的な安全管理措置については、安全管理に支障を及ぼすおそれがある事項を除き、お問い合わせ窓口でご案内します。
利用目的と法令上の保存義務に応じて保存し、不要になった情報は削除等の対応を行います。長期顧客記録は過去のご利用の確認を目的とし、保存目的と見直し日を管理して必要性を定期的に確認します。宿泊者名簿の全情報をそのまま長期顧客記録へ複製しません。保存期間中でも、利用停止等のご請求には法令に従って対応します。
保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示等の請求は、上記窓口へご連絡ください。本人または正当な代理人であることを確認し、法令に従って対応します。必要な手続きや費用がある場合は事前にご案内します。すべての請求に無条件で削除を約束するものではありません。
Googleのフォーム配信基盤や外部フォント等の利用に伴い、通信先の事業者がIPアドレス、端末・ブラウザ情報、Cookie等を扱う場合があります。公開するサイトで使用する外部サービスを確認し、それぞれの方針をご案内します。
法令や運用の変更に応じて本方針を見直し、重要な変更はサイト上等でお知らせします。法令上必要な同意を、方針の掲示だけで取得済みと扱うことはありません。